Vereinfachtes Desksharing: Wie die LOOPING GROUP deskbird genutzt hat

Die 2016 gegründete Storytelling-Agentur LOOPING GROUP hat es sich zur Aufgabe gemacht, Personen, Unternehmen und Marken dabei zu helfen, ihre Geschichten zu erzählen. Denn in der "Redaktionellen Gesellschaft" sind die Monopole von Verlagen und Sendern Vergangenheit;  heutzutage kann jeder Sender und Empfänger von Botschaften sein. Dabei achtet das Unternehmen besonders darauf, journalistisch excellent und zugleich ökonomisch wirkungsvoll Genauigkeit zu erzielen, um die richtigen Menschen zum richtigen Zeitpunkt auf dem richtigen Kanal zu erreichen, sei es mit einer TV-Dokumentation, einem Buch, Podcast oder TikTok-Post. Zu den Kunden gehören Konzerne der Automobilbranche wie BMW und Mercedes-Benz, Persönlichkeiten wie Tina Turner, Marken der Luxusindustrie, Versicherungen und die öffentliche Hand - daneben betreibt die Agentur aber auch eigene Medienmarken wie das MADAME Magazin, Deutschlands ältestes Lifestyle-Magazin für Frauen.

Die LOOPING GROUP baut auf die Ideen und das Handwerk ihrer Autoren, Designer, Datenanalysten und Strategen - denn Marketing in der heutigen Welt erfordert Kreativität und Zusammenarbeit , gleichzeitig auch Präzision und Ehrgeiz. Doch wie arbeitet man am besten an komplexen Projekten, wenn ein Teil des Teams in den Büros an den verschiedenen Standorten und der andere Teil im Mobile Office sitzt?

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Bereits vor dem Beginn der Pandemie im März 2020 gab es an den damals drei Standorten der LOOPING GROUP - Berlin, München und Hamburg - die Möglichkeit, temporär remote zu arbeiten. Seitdem hat sich der Bedarf und auch der Wunsch zur Hybridarbeit auf Seiten des Unternehmens und der Mitarbeitenden drastisch verändert. Mobile Work ist längst akzeptiert und wird aktiv gefördert. Zugleich aber soll der Teamgeist erhalten bleiben. 

Im Jahr 2021 wurde ein zweiter Bürostandort in München eröffnet und es kam ein neues Office in London dazu, wobei von Anfang an klar war, dass die Kapazität der Räume auch mal an die Grenzen kommen würde. In dieser Situation beschloss die LOOPING GROUP, das bereits etablierte Shared Desk-Konzept konsequenter umzusetzen. Wie ließ sich organisieren, wer wann ins Büro kommen, wer wo sitzen kann, und wie all dies Standort übergreifend? Idealerweise sollte die Lösung übersichtlich und einfach sein, ohne umständlich Excel-Listen zu führen. Schnell ergab sich: Ein Tool zur Buchung von Arbeitsplätzen musste her, wie man es ja aus Coworking Offices bereits kannte.

Bei der LOOPING GROUP wurden mehrere Tools evaluiert, die Desk Sharing ermöglichen. Nach Prüfung der Alternativen entschied sich das Unternehmen schließlich für deskbird. Obwohl ein von der Agentur anfänglich festgesetztes Must-have Feature (Dedicated Desks) noch nicht unterstützt wird, wurde deskbird aufgrund anderer ausschlaggebender Kriterien bevorzugt: die klare Optik, mit einfacher UI, die Analysen und Flexibilität im Admin-Portal, die User-Friendliness, sowie dem interaktiven Gebäudeplan.

Die Einführung von deskbird verlief reibungslos und mit Unterstützung des Support Teams konnte das Tool außerdem ins OKTA Identity Management integriert werden. Dies ermöglicht es Mitarbeitenden, sich bequem mit den ihnen vertrauten und gesicherten Anmeldedaten bei deskbird einzuloggen. Die Verwendung des Tools wird vereinfacht und führt zur besseren Akzeptanz bei den Mitarbeitenden.   

Auch nach dem erfolgreichen Rollout steht die LOOPING GROUP im regelmäßigen Kontakt mit dem deskbird Team, um noch fehlende Funktionen, wie die Outlook-Synchronisierung der Konferenzräume oder z.B. eine großräumige, temporäre Sperre von Tischen, Bereichen oder Stockwerken durch die Office Manager voranzutreiben. An dieser Stelle kann aber gesagt werden, dass das deskbird Team bereits an der Entwicklung dieser Features arbeitet.